Hol megy el a két óra
Ha megkérdezed, mennyi ideig tart egy hírlevél, a legtöbben a fogalmazásra gondolnak. Pedig a mérések épp azt mondják, hogy a fogalmazás az, ami géppel a legjobban gyorsul: irodai írásfeladatoknál a ráfordított idő nagyjából 40 százalékkal esett, levelezésnél 31-gyel. A két óra tehát nem a mondatokra megy el.
Hanem háromfelé. Az első az anyaggyűjtés: átnézni, mi történt a héten, és eldönteni, mi érdekes. A második a döntés: mi legyen a vezető téma, és mi maradjon ki. A harmadik az ellenőrzés, ha egyáltalán sor kerül rá. Ebből a gép a harmadikban egyáltalán nem segít, a másodikban alig, az elsőben viszont sokat — feltéve, hogy előre megmondod neki, mit keressen. A negyven perc titka az, hogy a döntéseket a hét elején hozod meg, nem a hírlevélírás közben.
Ami előre elkészül, egyszer
Négy tartós elem, és ezekkel a heti munka nagy része már nem munka. Egyszer nagyjából két óra megcsinálni, utána hónapokig áll.
- A stíluslap. Ritmus, regiszter, tiltólista, szerkezet, álláspont. Ezt minden kérésbe be kell tenni; a részletek a saját hang rögzítésérőlszóló posztban vannak.
- A rovatsablon. Hány rovat, mindegyik hány szó, mi kötelező bennük. Például: vezető téma 200 szó egy állítással és egy számmal; három rövid hír egyenként 40 szó; egy eszköztipp 60 szó. A sablon az, ami a hírlevelet felismerhetővé teszi, és ami a gépi kérést szűkíti.
- A forráslista. Öt-tíz hely, ahonnan a heti anyag jön, sorrendben. Ha ez nincs meg, minden héten újra eldöntöd, hol nézz körül — és ez a lépés viszi a legtöbb időt.
- A tárgysor-szempontok. Nem sablonok, hanem szabályok: hány karakter, van-e benne szám, mit nem írunk soha. Erre azért van szükség, mert a tárgysornál a modellalapértelmezése a leglaposabb.
A negyven perc, szakaszonként
Öt szakasz, mindegyiknek megvan a saját időkerete. Ha egy szakasz kifut belőle, az azt jelenti, hogy az előző szakasz nem készült el rendesen.
- Anyaggyűjtés — 10 perc. Végig a forráslistán, és minden találatból egy mondat plusz egy link. Ne összefoglalót kérj a gépnek, hanem szűrést a saját szempontjaid szerint: „ezek közül melyik érinti a [célcsoportodat], és miért". A kimenet egy nyers lista, nem szöveg. Ha egy hosszabb anyagot mégis össze kell foglaltatni, arra külön szabályok vonatkoznak: a megbízható összefoglaló rovatos módszere ide is áll.
- Vázlat és kiválasztás — 5 perc. Ez a te lépésed. Válaszd ki a vezető témát, és írd le egy mondatban, mit állítasz róla. A maradékból jelöld ki a hármat, ami marad. Ez az öt perc az, amit nem lehet géppel kiváltani, és ami az egész hírlevél minőségét eldönti.
- Írás — 10 perc. Rovatonként külön kérés, a rovatsablonnal és a stíluslappal. Egyben ne kérd az egészet: a rovatok így ugyanannak a szövegnek a variációi lesznek, és a hosszkérést sem tartja be. Ugyanez a logika áll a hosszú szöveg vázas munkamenete mögött is.
- Tárgysor — 5 perc. Külön feladat, külön kéréssel, a kész szöveg alapján. Erről lentebb külön szakasz szól.
- Ellenőrzés — 10 perc. Minden szám, név, dátum és link. A linkeket kattintsd végig — nem azért, mert a gép kitalálja őket, hanem mert a régi linkek elhalnak. A módszer a publikálás előtti ellenőrzésnélvan részletesen.
A tárgysor, ami külön feladat
A tárgysort azért kell külön kérni, mert a modellnek pont arról nincs adata, ami eldönti: hogy mit láttak a te olvasóid az elmúlt hetekben. Ezért az alapértelmezése a műfaji átlag — az a tárgysor, ami minden hírlevélen működne, tehát egyiken sem tűnik fel.
Négy szabály segít ezen, és mind a négy arról szól, hogy szűkíted a modell mozgásterét. Add meg a karakterszámot, mert enélkül hosszabbat ír, mint amennyi a telefonon látszik. Kérd, hogy a vezető téma állítása legyen benne, ne a témája — „a hibrid munka költsége átkerül máshova" működik, „a hibrid munka költségeiről" nem. Tiltsd a kérdő formát és a felkiáltójelet, ha nem ez a hangod. És kérj tízet, ne hármat: a tárgysor az a formátum, ahol az első három javaslat szinte mindig a legunalmasabb, és a hetedik környékén kezd érdekes lenni.
A prompt-készlet
Két kérés fedi le a harmadik és a negyedik szakaszt. A sablonokat egyszer töltsd ki, utána hetente csak az anyag változik.
=== ROVAT-KÉRÉS (szakasz 3, rovatonként külön) ===
Írj egy rovatot a heti hírlevelembe.
Rovat: [vezető téma / rövid hír / eszköztipp]
Terjedelem: pontosan [200] szó, plusz-mínusz 20
Kötelező tartalom: [egy állítás + egy szám + egy link]
Tilos: bevezető mondat, összefoglaló zárás, felkiáltójel
Az anyag: [nyers mondatok és linkek a 1. szakaszból]
Az állítás, amit a rovat képvisel: [egy mondat a 2. szakaszból]
Stílus: [a stíluslapod]
Amit az anyagból nem tudsz, ne találd ki: írd oda [ellenőrizni].
=== TÁRGYSOR-KÉRÉS (szakasz 4) ===
Írj TÍZ tárgysort az alábbi hírlevélhez.
Legfeljebb [45] karakter. Mindegyikben legyen benne a vezető téma ÁLLÍTÁSA.
Ne legyen kérdő mondat, felkiáltójel, emoji és a szó: [kulcsfontosságú, must-have].
Három legyen tényszerű, három konkrét számmal, négy szokatlan szögből.
A hírlevél szövege: [a kész szöveg]
Amit sose adj át a gépnek
Három döntés, aminél a gépi javaslat rendszeresen rosszabb, mint a tiéd — és nem azért, mert a modell gyenge, hanem mert nincs meg hozzá az információja.
- Mi legyen a vezető téma. Ehhez tudni kell, mit írtál az elmúlt hónapban, mire jöttek válaszok, és mi az, ami most tényleg számít az olvasóidnak. Ebből a modell egyet sem tud.
- Mi maradjon ki. A kihagyás értékesebb szerkesztői döntés, mint a betétel, és a modell alapértelmezése mindig a betétel. Ha odaadsz neki tíz hírt, tízet fog feldolgozni.
- Mit ígérsz a tárgysorban. A tárgysor és a tartalom közti távolság az egyetlen dolog, amit az olvasók néhány hét alatt megtanulnak rólad. Ezt te vállalod, nem a gép.
Mikor nem éri meg
Ha a hírlevél kevesebb mint hetente jelenik meg, az előkészület nem térül meg — a négy tartós elemet ugyanúgy meg kell csinálni, de kevesebbszer használod. Havi hírlevélnél a stíluslapot és a rovatsablont érdemes megcsinálni, a forráslistát és a prompt-készletet nem feltétlenül.
És van egy eset, amikor a gép aktívan árt: ha a hírleveled egyetlen értéke a személyes nézőpont. Ilyenkor a gépi rovat nem egyszerűen semleges, hanem visszalépés, mert pont azt a szórást simítja el, amiért az olvasó feliratkozott. Ott a gép dolga az anyaggyűjtés és az ellenőrzés — az első és az ötödik szakasz —, a középső három marad a tiéd. Ez még mindig ötven-hatvan perc két óra helyett.
Amit érdemes elvinni
A negyven percet nem a gyorsabb fogalmazás adja, hanem az, hogy négy dolgot egyszer előre elkészítesz: stíluslapot, rovatsablont, forráslistát és tárgysor-szempontokat. Utána a heti menet öt szakasz, szakaszonként külön kéréssel: gyűjtés, döntés, rovatonkénti írás, tárgysor, ellenőrzés. A második szakasz — mi a vezető téma és mi marad ki — a tiéd, és ha ezt átadod, a maradék harminc perc semmit nem ér. A hírlevélből készülő többi formátumhoz pedig ne a hírlevélből dolgozz, hanem a forrásból: erről szól az újrahasznosítási munkamenet című poszt.